Contas a receber

O que é o Contas a Receber e qual a sua importância para a empresa

O setor de contas a receber é responsável pela gestão dos recebíveis, o que normalmente representa o controle dos pagamentos futuros pelas vendas de produtos ou serviços que a empresa realiza.

O setor de Contas a Receber é um dos mais importantes para manter o crescimento da empresa, porque é através da gestão dos recebimentos que iremos garantir um fluxo de caixa consistente e previsível. Ou seja, manter o dinheiro sempre entrando nas contas da empresa.

Para quem vende a prazo, é importantíssimo controlar qualquer atividade que envolva o recebimento pelos produtos ou serviços que são oferecidos pela empresa. Deixar de fazer esse controle pode resultar em desvios e perdas financeiras.

Para se ter uma gestão financeira saudável, é necessário ter uma equipe qualificada, um bom planejamento e boas práticas dentro de cada setor da empresa. No setor de contas a receber isso não é diferente.

Neste artigo vamos entrar em detalhes do que é o contas a receber e como fazer o controle.

Qual a função do Contas a Receber?

Se você tem uma empresa, com certeza acompanha de perto cada venda de um produto ou serviço, afinal, acreditamos que quanto mais estivermos vendendo, mais estaremos ganhando. Mas, isso nem sempre é verdade.

O que muitos empresários acabam ignorando é que o processo de vendas, por envolver diferentes formas de pagamento, só vai terminar quando houver esse pagamento.

Contar com o dinheiro de uma venda a prazo, antes do efetivo recebimento, acaba sendo o motivo da ruína de muitas empresas.

Não levar em conta que existe o risco da inadimplência desses pagamentos, é um erro muito comum. O melhor mesmo é prevenir do que remediar.

Mas, a prevenção é trabalhosa e burocrática, é por isso que ela acaba sendo deixada de lado.

É neste momento que entra o Contas a Receber, tendo como a sua principal função o controle de todos os recebíveis da empresa, assim como outros aspectos importantes como:

• Registro de todos os recebimentos gerados pelas vendas;
• Previsão dos recebimentos para o fluxo de caixa;
• Acompanhamento dos pagamentos nos prazos previstos;
• Efetivação das baixas e atualização nos bancos, na carteira e nos serviços terceirizados; e
• Cobrança das vendas não pagas.

Estas são apenas algumas das atividades que são realizadas pelo setor de contas a receber.

Agora que já falamos um pouco do que é este setor, vamos agora ver como funciona a sua gestão.

Como fazer a gestão de Contas a Receber?

Por mais simples que pareça, manter o registro atualizado de todos os títulos que a sua empresa tem para receber, não é tão fácil assim.

Organização é a palavra-chave.

Independentemente do tamanho do seu negócio, seja ele micro ou uma grande empresa, se não houver organização, você não vai conseguir desfrutar dos benefícios de uma boa gestão de contas a receber. Ou seja, garantir o recebimento de tudo que nos é devido.

Para empresas pequenas, com um volume de vendas menor, e que não tenham um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial), é possível fazer esse controle com planilhas do Excel.

Já para as empresas maiores, que realizam um grande volume de vendas, o ERP é uma ferramenta de extrema importância, que vai permitir lançar e acompanhar todos os recebíveis.

Além disso, as formas de pagamento que você oferece, irão influenciar em como você deverá gerir o Contas a Receber.

Por exemplo, se você trabalha com boletos bancários, as chances são de que você vai precisar registrar diariamente os boletos. Ao contrário de quem trabalha com cartões de crédito e débito, ou até mesmo com cheques, que precisam ser descontados no banco.

De qualquer forma, duas informações são essenciais para o controle de Contas a Receber: O valor faturado e o prazo de pagamento.

Com essas informações podemos gerar o Aging List, que é um relatório básico para gestão de contas a receber.

Com o Aging List podemos segmentar os títulos vencidos e a vencer por faixa de atraso ou recebimento.

Também podemos segmentar por clientes ou considerar somente os somatórios.

Veja um exemplo de Aging List de Contas a Receber:

Definitivamente o maior problema que podemos enfrentar na gestão de contas a receber é a inadimplência.

Então, deixando um pouco de lado a questão gerencial dos recebíveis, vamos falar de algumas dicas mais práticas que você pode usar para combater a inadimplência:

Premie o pagamento antecipado e em dia

A melhor maneira de combater uma eventual inadimplência, é oferecendo incentivos para que os seus clientes se mantenham em dia, ou até mesmo, façam pagamentos antecipados.

Mas, para isso, é necessário oferecer algum tipo de benefício, o que fica a critério da sua empresa. Podendo ser algum brinde, um programa de fidelidade ou um desconto de pontualidade.

Não atrase o envio de boletos e faturas

Essa dica parece bem óbvia, não é verdade? Mas acredite, existem muitos gestores e donos de empresas que acabam atrasando o envio de boletos, seja por falta de um sistema automatizado, ou por pura desatenção. Mas, isso acaba prejudicando (e muito) os recebimentos, além de deixar os clientes mais irritados.

Não podemos esquecer, que grande parte da inadimplência pode ser evitada com o envio de lembretes ao cliente quando a dívida estiver perto do vencimento. Estes lembretes podem ser por SMS, e-mails e WhatsApp.

O esquecimento é uma das principais causas da impontualidade nos pagamentos.

Faça um acompanhamento dos vencimentos e da inadimplência

Com o uso das planilhas ou de um sistema informatizado, fica muito mais fácil identificar quem são os clientes que sempre atrasam, aqueles que de vez em quando passam por alguma dificuldade, e os que pagam sempre em dia.

Separe esses clientes por grupos e faça a cobrança de acordo com cada perfil.

Criando a rotina de acompanhar diariamente os valores a receber, sejam os vencidos ou os que estão para vencer, você vai conseguir identificar com facilidade uma situação que pode comprometer as entradas do fluxo de caixa. E vai poder agir rapidamente na cobrança desses valores.

Outro benefício de conhecer o comportamento de pagamento dos seus clientes é poder estimar o atraso médio para as projeções de fluxo de caixa, e também, definir melhores critérios para concessão de crédito.

Uma empresa que não usa bons critérios na concessão de crédito não consegue suportar eventuais crises econômicas.

É seu direito receber a dívida

Falando em cobrança, muitos empresários têm medo de cobrar uma dívida. Seja por não saber como fazer uma abordagem de cobrança ou por medo de perder o cliente.

Mas, saiba que é o seu Direito, garantido por Lei, receber o que foi combinado na hora da venda.

Por isso, eu recomendo que você leia o artigo: Como Fazer uma Cobrança.

Concluindo, para manter a sua empresa organizada, com as projeções financeiras em dia, é essencial investir em um setor de contas a receber.

Pode ser trabalhoso manter a organização do contas a receber, mas o impacto positivo que isso vai trazer para a sua empresa, vai fazer todo esse esforço e investimento valerem a pena.

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Formar profissionais para que conheçam a fundo o seu próprio trabalho é o que permite construir equipes de alto desempenho.

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Um grande abraço!

Dr. Denis Siqueira
CreditoeCobranca.com - Cursos e Treinamentos