Luciana,

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, você deve informar o devedor.
Se você no ato da venda já informou quais seriam as providencias/ ações que seriam tomada com o não pagamento não há necessidade de fazer novamente. Se não o fez, basta encaminhar uma correspondência simples, avisando o cliente que caso não ocorra o pagamento ou a negociação do débito até o dia "xx" você estará encaminhando o débito para os órgãos de proteção ao crédito e para o cartório de protesto de títulos e documentos.
Esses órgãos (SPC ou SERASA) e o cartório também encaminham uma correspondência para o cliente.
Qualquer dúvida entre em contato novamente.

Olá,
Gostaria de saber se o aviso deve ser somente por carta ou pode ser via e-mail.

Att.,

Olá, Talita!

Sim! Você enviar esse aviso de cobrança / notificação de cobrança por e-mail.

A comunicação por e-mail já é aceita como prova formal. E a cobrança por e-mail já é uma rotina nas empresas.

Você deve enviar a mensagem para o e-mail que foi informado pelo devedor no momento do cadastro e, também, para outros e-mails que você tenha obtido ao longo das tentativas de cobrança.

Enviar esse aviso prévio de cobrança é uma ótima forma de motivar o devedor a efetuar o pagamento e evitar o protesto. Por isso, conceda um prazo para que o devedor tenha a oportunidade de pagar ou entrar em contato para negociar o pagamento.

Sempre use um texto claro e objetivo, sem fazer insinuações, críticas ou ameaças ao devedor.
Inclua sempre uma "mensagem de privacidade" no final do e-mail e tenha certeza que o devedor está em atraso até o momento do envio da mensagem.

Veja um exemplo de mensagem de cobrança por e-mail:

Modelo de E-mail de Cobrança

Assunto: Nota Vencida 000000 - [NOME DO DEVEDOR]

Prezado cliente,

Apesar das nossas tentativas de recebimento amigável, verificamos que continua(m) em aberto em nosso sistema a(s) duplicata(s):

Número / Vencto. / Valor / Emitente
000000 - 01/01/0000 - R$ 0.000,00 - Lojas Tal

Devido ao atraso de X dias, informamos que em 48 horas a dívida será enviada ao Cartório de Protesto de Títulos e Documentos.

O protesto em cartório é uma medida extrema que poderá ser evitada com o efetivo pagamento do boleto em anexo.

Caso já tenha efetuado o pagamento, favor entre em contato conosco com Máxima Urgência.
Estamos à disposição para maiores informações,

Denis Siqueira

Departamento Financeiro

Obs.: Esta mensagem foi enviada para o(s) e-mail(s) constante(s) no cadastro de [NOME DO DEVEDOR] junto a [Empresa Credora].

IMPORTANTE: Esta mensagem pode conter informação confidencial ou privilegiada, sendo seu sigilo protegido por Lei. Se você não for o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esta mensagem, não pode usar, copiar ou divulgar as informações nela contidas ou tomar qualquer ação baseada nessas informações. Se você recebeu esta mensagem por engano, por favor, avise imediatamente ao remetente, respondendo o e-mail e em seguida apague-a. Agradecemos a sua cooperação.

O ponto negativo da cobrança por e-mail é que hoje existem muitos e-mails falsos de cobrança. Por isso, a maioria dos e-mails com mensagem de cobrança vão parar direito no filtro de SPAM do sistema de e-mail do devedor.

Grande abraço!

Dr. Denis Siqueira
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